Qualitätshandbuch / Organisationshandbuch einer Elterninitiative

Das Qualitätshandbuch oder Organisationshandbuch dient als “roter Faden” für Mitarbeitende und Eltern und sollte an neue Beteiligte der Initiative zu Beginn des Arbeits- oder Betreuungsverhältnisses ausgeteilt werden. Dies schafft auf unkomplizierte Art den gleichen Informationsstand für alle Beteiligten.

Es empfiehlt sich, das Handbuch in Form eines Loseblatt – Ordners in der Einrichtung aufzubewahren und es darüber hinaus in digitaler Form für alle zugänglich zu machen.
Neuerungen sollten spätestens am Ende des Einrichtungsjahres eingepflegt und die aktuelle Version per E-Mail regelmäßig zum Beginn des Einrichtungsjahres an alle Beteiligten zu verschickt werden. Diese Aufgabe kann durch ein Elternamt übernommen werden.
Eine regelmäßige Weiterentwicklung und Überarbeitung in einem Team aus Eltern und Fachkräften sollte darüber hinaus in regelmäßigen Abständen stattfinden (z. B. alle 2 – 3 Jahre).

Unser Vorschlag zum Inhalt:

Teil 1 Orga

• Strukturelle Rahmenbedingungen (Öffnungszeiten, Schließzeiten, Räumlichkeiten, Zielgruppe, Finanzierung)
• Satzung des Vereins
• Organisationsstruktur – Organigramm
• Stellenbeschreibungen für alle Elternämter und Vorstände
• Regelungen zu Elternämtern (Vergabe, Stundenkontingente, Übergabe, etc.)
• Stellenbeschreibungen Personal
• Weitere Zuständigkeiten für bestimmte Themen (Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfer etc.)
• Abstimmungsverhältnisse und Entscheidungsbefugnisse der unterschiedlichen Gremien / Ämter
• Kommunikationswege
• Evtl. Beschlussbuch oder wichtige Beschlüsse
• Neue Familien und Abschiede
• Bring- und Abholzeiten
• Abmeldungen / Vorgehen bei Krankheiten der Kinder
• Aufsichtspflicht
• Essensversorgung / Catering / Brotzeit
• Elternabende / Elternversammlungen / Mitgliederversammlung
• Notfallplan Erste Hilfe
• Wiederkehrende Belehrungen und Übungen (Infektionsschutz, Brandschutz etc.)
• Hygieneplan
• Datenschutz (TOM: Technisch-organisatorische Maßnahmen)
• Wichtige Telefonnummern (Kontaktliste intern inkl. Ämter, Betriebsärzte, Behörden etc.)
• ….

Wichtige Schlüsselprozesse beschreiben und Checklisten erstellen:

• Personalsuche und Einstellung, Einarbeitung:
  festgelegtes Verfahren, welche Personengruppen sind beteiligt, Zuständigkeiten etc.
• Erstkontakte: festgelegter Ablauf und Zuständigkeiten
• Kinderauswahl: festgelegter Verfahrensablauf, Zuständigkeiten, Entscheidungsträger
• Beschwerdemanagement
• Kinderschutzkonzept: Verfahren Kindeswohlgefährdung § 8a SGB VIII, Adressen der IseF/Beratungsstellen
• Organisation von Waldtagen, Bauernhoffahrten (Verfahren, wer ist dabei etc.)
• ….

Alle Verfahren sollten regelmäßig überprüft und u. U. weiterentwickelt werden.

Qualitätssicherung:

• Dokumentationen, Handbücher
• Regelung für Teamsitzungen, Fortbildungen, Supervision
• Kommunikationsstrukturen, Zusammenarbeit (Vorstandssitzungen, Team / Leitung / Vorstand)
• Regelmäßige Elternabende, Eltern- / Personalbefragungen, Kinderbefragungen
• Weitere interne Evaluationsmöglichkeiten: z. B. BAGE-Qualitätssiegel

Teil 2: Pädagogik

a) Leitbild der Einrichtung

b) Konzeption

Konzeptionsbausteine:

• Beschreibung von besonderen Schwerpunkten (und deren praktischer Umsetzung)
• Das besondere Profil der Einrichtung
• Tagesablauf
• Besondere Aktivitäten: z. B. Waldtage, Bauernhoffahrten
• Stellenwert von Freispiel
• Eingewöhnung
• Übergang zur Schule
• Umgang mit Konflikten zwischen Kindern
• Sexualpädagogik
• Partizipation
• Raumgestaltung
• Kinderschutzkonzept

Wichtige Schlüsselprozesse und Verfahren im Einrichtungsalltag:

• Elterngespräche: Tür und Angel / Entwicklungsgespräche / anlassbezogenes Gespräch
• päd. Gestaltung des Mittagsessens, der Brotzeit
• Schlafenssituation
• Elterndienst im Betreuungsalltag: Aufgaben etc., Hospitationen
• Regeln im Kindergarten
• Umgang mit Kindeswohlgefährdung: Ablaufschema, Münchner Grundvereinbarung
• Partizipation: Kinderkonferenz und andere Beteiligungsformen
• Beobachtungsverfahren

Schlüsselprozesse:

Schlüsselprozesse sind Situationen, die im Alltag eines Kindes Bedeutung haben, immer wieder vorkommen – unabhängig vom Konzept der einzelnen Einrichtung.

• sie sind häufig und / oder wiederkehrend, haben ein Anfang und ein Ende oder
• sie sind für die Zielereichung besonders wichtig oder
• es sind besonders konfliktgefährdete / fehleranfällige Situationen (z. B. Unfälle) oder
• für Kunden von besonderer Bedeutung oder
• sie haben eine hohe Zukunftsorientierung (z. B. Projektarbeit usw.)